Alur pengadaan material
- Permintaan material
- Persetujuan
- Purchase order
- Penerimaan barang
- Faktur pembelian
- 3-way match
- Pembayaran
- Permintaan material dari proyek, dengan item RAP, volume, dan tanggal dibutuhkan.
- Persetujuan oleh PM atau pejabat sesuai batas nilai.
- Purchase order (PO) ke vendor terpilih, dengan harga, jumlah, dan syarat pengiriman.
- Penerimaan barang di lokasi atau gudang, dicek jumlah dan kondisinya.
- Faktur pembelian dari vendor dicatat.
- 3-way match: PO, penerimaan, dan faktur dicocokkan sebelum dibayar.
- Pembayaran sesuai termin pembayaran ke vendor.
Apa itu 3-way match?
3-way match adalah pencocokan tiga dokumen sebelum faktur dibayar: jumlah dan harga di PO, jumlah yang benar-benar diterima, dan jumlah serta harga di faktur. Bila salah satu tidak cocok, pembayaran ditahan sampai selisihnya dijelaskan.
| Dokumen | Jumlah | Harga satuan | Total |
|---|---|---|---|
| PO | 5.000 kg | Rp12.500 | Rp62.500.000 |
| Penerimaan barang | 4.800 kg | ||
| Faktur vendor | 5.000 kg | Rp12.500 | Rp62.500.000 |
| Yang layak dibayar | 4.800 kg | Rp12.500 | Rp60.000.000 |
Tanpa pencocokan, perusahaan membayar Rp2.500.000 untuk 200 kg besi yang tidak pernah diterima.
Mengontrol pengadaan terhadap RAP
- Setiap permintaan material menunjuk item RAP, supaya terlihat sisa anggaran material item itu.
- Bandingkan harga PO dengan harga di RAP sebelum disetujui.
- Pantau volume yang sudah dipesan dibanding volume kebutuhan di RAP.
- Simpan riwayat harga per vendor untuk negosiasi berikutnya.
Kesalahan yang sering terjadi
- Pemesanan lewat telepon atau chat tanpa PO, sehingga harga dan jumlah tidak bisa dicocokkan.
- Surat jalan tidak ditandatangani penerima di lokasi.
- Faktur dibayar berdasarkan tagihan vendor saja.
- Material untuk proyek A tercatat sebagai biaya proyek B.
Setelah material diterima, pengelolaannya di gudang proyek dibahas di stok material gudang proyek.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu 3-way match dalam pengadaan?
Pencocokan PO, penerimaan barang, dan faktur vendor sebelum faktur dibayar, supaya perusahaan hanya membayar barang yang dipesan dan benar-benar diterima.
Siapa yang menyetujui permintaan material proyek?
Umumnya manajer proyek, dengan persetujuan tambahan dari pejabat yang lebih tinggi bila nilainya melewati batas yang ditetapkan perusahaan.
Bagaimana mencegah pembelian material melebihi anggaran?
Kaitkan setiap permintaan material dengan item RAP, bandingkan harga PO dengan RAP, dan pantau volume yang sudah dipesan terhadap kebutuhan.
